LA GERENCIA DE LA INFORMACIÓN
Curriculum vitae
Mis aficiones
Album de fotos
Mis enlaces favoritos
LA GERENCIA DE LA INFORMACIÓN

Por: Carlos Alberto López Zapata
Imagen
METODOLOGÍA SUGERIDA PARA DOCUMENTAR EL PLAN DE LA GERENCIA DE LA INFORMACIÓN PARA INSTITUCIONES DE SALUD
 
CONSIDERACIONES PRELIMINARES:

- Tener definida una estructura ISO institucional con caracterización de macroprocesos – procesos o estándares.
- Tener inmerso dentro del mapa de procesos la representación transversa de la gestión o gerencia de la información en la entidad en función de sus clientes internos y externos.
- Tener definido y conformado un comité, grupo o staff de gestión o gerencia de la información, donde sus participantes sean los representativos responsables de la administración, gestión y transformación de datos o información institucional.
- Tener presente el cumplimiento del decreto 1011 de 2006, resolución 1445 y 1446 del mismo año.


I. PLATAFORMA ESTRATÉGICA PARA LA GESTIÓN (GERENCIA) DE LA INFORMACIÓN


I-A. MISIÓN

Sugerencia: en sintonía con la misión de la plataforma estratégica institucional describir cual es el deber hacer en función de la información para la gestión o gerencia de la información

I-B. VISIÓN

Sugerencia: en sintonía con la visión de la plataforma estratégica institucional describir como queremos que nos vea el cliente interno y externo en función de la gestión y gerencia de la información en un lapso de tiempo y en conexidad con el alcance del plan de desarrollo o plan estratégico institucional.

I-C. PRINCIPIOS

Sugerencia: Incluir aquellos que la institución tiene dentro de su plataforma estratégica que
tengan relación con en manejo de la información y otros que sean del SOGCS, ejemplo: Seguridad, Confiabilidad, Confidencialidad, Oportunidad, Veracidad, Integralidad, Coherencia, Respeto a los derechos de los clientes........

I-D. POLÍTICA

Sugerencia: Exprese e incluya aquí de manera clara y concisa el ámbito operativo en el que se fundamentaran las acciones de la gerencia de la información y tenga presente incluir lineamientos generales de relevancia para la gestión de la información tales como: la estandarización, integración, consolidación, análisis y retroalimentación de la información.



I-E. OBJETIVO ESTRATÉGICO:

Sugerencia: describa el alcance de resultados que se quiere lograr de manera articulada a los objetivos estratégicos de la entidad y en forma generalizada con la razón de ser del macroproceso. Ej.: Gestionar en forma estandarizada, los requerimientos de información de los clientes, integrando la información administrativa y asistencial dentro de los diferentes niveles de gestión y toma de decisiones de la Institución y contemplando los principios de una información eficaz.


I-F. OBJETIVOS ESPECÍFICOS:

Sugerencia: incluir en los objetivos específicos verbos en infinitivo (terminados en AR, ER, IR) que contemplen varios de los aspectos que exige los estándares de la gerencia de la Información. Ej. Gestionar los datos y la información de manera priorizada en función de las necesidades, requerimientos y expectativas de información de los clientes, asegurando la estandarización de la misma durante la captura, el análisis, la transmisión, la difusión, con seguridad según niveles de acceso y almacenamiento, integrando y estructurando la coherencia de la información de tal manera que se pueda monitorear su tendencia y trazabilidad; propender por el mejoramiento continuo del sistema de calidad - Identificar oportunidades de mejora y cambios que permitan dar cumplimiento a la normatividad del Sistema Único de Habilitación, el Sistema Único de Acreditación, el Sistema de Información de la Calidad y la Auditoria para el Mejoramiento Continuo de la Atención en Salud y otra que aplique a la entidad.


I-G. METAS:

Sugerencia: registrar los compromisos de la eficacia en gestión de la información acordes con el plan estratégico, el plan de desarrollo institucional, los proyectos de automatización y los objetivos propuestos en función de cumplir los objetivos propuestos en un tiempo determinando y con un impacto esperado.
imagen
II. ESTRUCTURA PARA DE LA GESTIÓN (GERENCIA) DE LA INFORMACIÓN:


II-A. MARCO LEGAL

Sugerencia: describa brevemente la normatividad que aplique a la institución en función de la gestión, administración, manejo, disposición, difusión, conservación-disposición y reporte de datos e información. Ej. Normas del SOGCS (Sistema único de habilitación, Sistema único de acreditación y Sistema de Información para la calidad); las atinentes con Historia Clínica, la administración documental en medio electrónico y en papel; derechos de autor; confidencialidad y medios para trasmitir la información y las comunicaciones en general, entre otras.


II-B. APOYO LOGÍSTICO

Sugerencia: Describa el perfil, alcance y composición del grupo interdisciplinario, staff o comité de gestión o gerencia de la información (el grupo debe tener representatividad en disciplinas o áreas tales como: Depto. de Sistemas, Oficina de Calidad, Ofic., de Registros Médicos y Hospitalarios, Servicio de Comunicación Social y Diseño Gráfico, Ofic. de Administración Documental, Área Médico Científica, etc.)

II-C. ENFOQUE DESDE GESTIÓN DE LA CALIDAD

Sugerencia: liste, describa o vincule los contenidos de los estándares o procesos que conforman la gestión o gerencia de la información en la institución, donde se exprese para cada uno de ellos los siguientes componentes que los caracteriza:

1) La definición del proceso y su dependencia directa (con otro procesos, niveles, estándares o macroprocesos)
2) Objetivo(s)
3) Las Unidades Funcionales que lo conforman
4) Las Interrelaciones con otros procesos o macroprocesos
5) Los clientes (internos y externos) del proceso
6) Los proveedores del proceso
7) Las necesidades de los clientes y proveedores (expresadas en términos de la calidad esperada y del cumplimiento de las características del SOGCS)
8) Las Entradas del proceso (que incluya: normatividad que le aplica, documentos, registros, datos o información producto de las interrelaciones, etc.)
9) Las Salidas del proceso (que incluya: datos para la consolidación o análisis de indicadores en otros procesos, información representada en reportes, informes, auto evaluaciones, planes, registros, etc.)
10) El mapa conceptual operativo del proceso (red del proceso) que visualice el flujo de la información a través de las respectivas macro actividades, niveles de gestión o toma de decisiones y sus responsables directos.
11) Los recursos asignados al proceso (Humanos, Tecnológicos, Físicos e Infraestructura y Otros)
12) Los indicadores del proceso
13) Los referentes documentales internos y externos debidamente registrados en el SGC para el control de documentos.

III. COMPONENTES DE LA PLANEACIÓN, LA GESTIÓN Y LA MEJORA CONTINUA DE LA INFORMACIÓN


III-A. INSUMOS ESTRATEGICOS DEL PLAN

Sugerencia: apóyese en los siguientes ítems y exprese para cada uno la manera como se han aplicado, haciendo una breve descripción de los hallazgos, resultados u oportunidades de mejora identificadas que conduzcan a implementar estrategias para el manejo y administración eficaz de la calidad de la información en la entidad:

1) Resultados de las auditoría internas, externas y del nivel del autocontrol.
2) Auto Evaluaciones de los cumplimientos a planes o requerimientos normativos
3) Interventorías, estudios e investigaciones de casos o paradigmas operantes en la institución
4) Diagnósticos realizados por terceros, estudiantes en práctica o grupos de apoyo a la gestión
5) Recolección y categorización de oportunidades de mejora, necesidades y expectativas identificadas a través de los clientes, mediante registros, instrumentos de evaluación de adherencias, encuestas y / o entrevistas.
6) Resultados obtenidos con a utilización de herramientas y técnicas para priorizar oportunidades de mejora y análisis causa efecto.
7) Resultados obtenidos con la utilización de métodos, técnicas y herramientas para el análisis de datos e indicadores.
8) Comparativos resultantes de la Referenciación Competitiva

Nota: Los resultados de los anteriores ítems deben consignarse en cuadros resumen referenciados. Los hallazgos y oportunidades de mejora se trasladan al cuadro N° 1


III-B. LINEAMIENTOS ESTRATÉGICOS RELEVANTES

Sugerencia: Para cada uno de los siguientes lineamientos globales propuestos, describa las políticas, pautas o directrices a operativizar para la gerencia de la Información, expresándolas a manera de estrategias desde su enfoque y definición estructural (hacer alusión a la existencia, adopción, uso o posible creación de documentos, procedimientos, manuales, instructivos, métodos, herramientas, instrumentos, aplicativos, etc.).


1) Documentación y estandarización de datos e información.

2) Necesidades, requerimientos y expectativas de datos e información.

3) Integración de datos e información técnico asistencial y administrativa.

4) Consolidación de datos e información técnico asistencial y administrativa.

5) Análisis y retroalimentación de la información.

III-C. ESTRATEGIAS PROPUESTAS

Sugerencia: Traslade y categorice dentro de cada una de las variables que componen los estándares de la gerencia de la Información los diferentes hallazgos, resultados u oportunidades de mejora identificadas en el numeral III y describa las acciones propuestas a manera de estrategias.

Ver Cuadro N° 1:

ESTRATEGIAS PROPUESTAS........
Haga Click para ver el cuadro N° 1
IV. PLANTEAMIENTO OPERATIVO DE LA GESTIÓN (GERENCIA) DE LA INFORMACIÓN:


Sugerencia: dentro del siguiente esquema (5W1H), vierta y contextualice cada uno de los lineamientos u objetivos estratégicos institucionales dentro de la columna de los QUE, de tal manera que pueda luego en la columna de los COMO, insertar las diferentes estrategias planteadas a manera de acciones que conduzcan cerrar ciclos PHVA, es decir, exprese la estrategia en términos de acciones para cada una de las etapas del ciclo PHVA. De esta manera articulamos las estrategias operativas de la gerencia de la información con el plan estratégico institucional y posteriormente con el PAMEC (Decreto 1011 de 2006).

ESQUEMA 5W1H SUGERIDO........
Haga Click para ver el cuadro N° 2
imagen
 
V. PLAN DE ACCIÓN DE LA GESTIÓN O GERENCIA DE LA INFORMACIÓN


Sugerencia: vincule en este numeral el plan de acción a seguir para la gestión de la información institucional, teniendo presente utilizar el esquema (5W1H) sección para el cumplimiento de cada uno de los estándares de la gerencia de la información (Resolución 1446 de 2006), proponga las acciones producto de haber autoevaluado e identificado oportunidades de mejora. Recuerde que las acciones se deben definir en conexidad a las políticas, pautas y directrices mencionadas y empleando las estrategias propuestas para cada lineamiento estratégico.



VI. MEJORAMIENTO CONTINUO Y ARTICULACIÓN CON EL PAMEC:


Por definir para cada nivel de:
Auditoría del autocontrol
Auditorias internas
Auditorias externas

Ver: presentación del PAMEC del Minprotección Social 2006



RECOMENDACIONES PRÁCTICAS

No olvide que a partir de las auto evaluaciones y demás insumos contemplados en el numeral III-A, se debe:
1) Priorizar hallazgos u oportunidades de mejora mediante técnicas como la del pareto
2) Priorizar las múltiples causas que originan la oportunidad de mejora mediante técnicas o metodologías como: el diagrama de ISHIKAWA, El AMEF, El porque – Porque, Diagrama estructural, etc. (esto hará parte de los insumo para la estructuración del PAMEC institucional).
3) No se deben confundir las oportunidades de mejora con las causas o con los efectos al momento de definir o proponer acciones para el tratamiento o solución de las mismas dentro del plan o proyecto.
4) Evite confusiones a la hora de formular proyectos a partir de auto evaluaciones o diagnósticos; adopte la técnica del “Marco Lógico” para que a partir del problema u oportunidades de mejora se desplieguen los objetivos; a partir de los efectos se generen las metas y partir de las causas se propongan los objetivos específicos.
5) Recuerde que las oportunidades de mejora salen de la detección de los problemas y se redactan en forma positiva para denominarlas “oportunidades de mejora”; de estas se extraen las causas, las cuales se redactan de manera positiva para hacer parte de las acciones de la columna de los “QUE” en el esquema 5W1H.
imagen
PUEDES ESCRIBIRME !!!
Comparto aspectos cognoscitivos, opiniones, aportes, experiencias, otros .........
imagen