Por: Carlos Alberto López Zapata
(Profesional Gerencia en Sistemas de Información en Salud -FNSP - U.deA.)
METODOLOGÍA SUGERIDA PARA DOCUMENTAR EL PLAN DE LA GERENCIA DE LA INFORMACIÓN PARA INSTITUCIONES DE SALUD
CONSIDERACIONES PRELIMINARES:
- Tener definida una estructura ISO institucional con caracterización de macroprocesos – procesos o estándares.
- Tener inmerso dentro del mapa de procesos de la entidad la representación transversa de la gestión o gerencia de la información en la entidad en función de sus clientes internos y externos.
- Tener definido y conformado un comité, grupo o staff de gestión o gerencia de la información, donde sus participantes sean los representativos responsables de la administración, gestión y transformación de datos o información institucional.
- Tener presente el cumplimiento del decreto 1011 de 2006, resolución 1445 y 1446 del mismo año.
- Iniciar con la autoevaluación de requerimientos del estándar de Gerencia de los Sistemas de Información de la Resolución 1445 del 2006 (Acreditación). Ver y descargar plantilla propuesta:
I. PLATAFORMA ESTRATÉGICA PARA LA GESTIÓN (GERENCIA) DE LA INFORMACIÓN
I-A. MISIÓN
Sugerencia: en sintonía con la misión de la plataforma estratégica institucional describir cual es el deber hacer en función de la información para la gestión o gerencia de la información
I-B. VISIÓN
Sugerencia: en sintonía con la visión de la plataforma estratégica institucional describir como queremos que nos vea el cliente interno y externo en función de la gestión y gerencia de la información en un lapso de tiempo y en conexidad con el alcance del plan de desarrollo o plan estratégico institucional.
I-C. PRINCIPIOS
Sugerencia: Incluir aquellos que la institución posee dentro de su plataforma estratégica que
tengan relación con en manejo de la información y otros que sean del SOGCS, ejemplo: Seguridad, Confiabilidad, Confidencialidad, Oportunidad, Veracidad, Integralidad, Coherencia, Respeto a los derechos de los clientes........
I-D. POLÍTICA
Sugerencia: Exprese e incluya aquí de manera clara y concisa el ámbito operativo en el que se fundamentaran las acciones de la gerencia de la información y tenga presente incluir lineamientos generales de relevancia para la gestión de la información tales como: la estandarización, integración, consolidación, análisis y retroalimentación de la información.
I-E. OBJETIVO ESTRATÉGICO:
Sugerencia: describa el alcance de resultados que se quiere lograr de manera articulada a los objetivos estratégicos de la entidad y en forma generalizada con la razón de ser de la gestión o gerencia de la información; Ej.: Gestionar en forma estandarizada, los requerimientos de información de los clientes, integrando la información administrativa y asistencial dentro de los diferentes niveles de gestión y toma de decisiones de la Institución y contemplando los principios de una información eficaz.
I-F. OBJETIVOS ESPECÍFICOS:
Sugerencia: incluir en los objetivos específicos verbos en infinitivo (terminados en AR, ER, IR) que contemplen varios de los aspectos que exige los estándares de la gerencia de la Información; Ej.: Gestionar los datos y la información de manera priorizada en función de las necesidades, requerimientos y expectativas de información de los clientes, asegurando la estandarización de la misma durante la captura, el análisis, la transmisión, la difusión, con seguridad según niveles de acceso y almacenamiento, integrando y estructurando la coherencia de la información de tal manera que se pueda monitorear su tendencia y trazabilidad; propender por el mejoramiento continuo del sistema de calidad - Identificar oportunidades de mejora y cambios que permitan dar cumplimiento a la normatividad del Sistema Único de Habilitación, el Sistema Único de Acreditación, el Sistema de Información de la Calidad y la Auditoria para el Mejoramiento Continuo de la Atención en Salud y otra que aplique a la entidad.
I-G. METAS:
Sugerencia: registrar los compromisos de la eficacia en gestión de la información acordes con el plan estratégico, el plan de desarrollo institucional, los proyectos de automatización y los objetivos propuestos en función de cumplir los objetivos propuestos en un tiempo determinando y con un impacto esperado.
II. ESTRUCTURA PARA DE LA GESTIÓN (GERENCIA) DE LA INFORMACIÓN:
II-A. MARCO LEGAL
Sugerencia: describa brevemente la normatividad que aplique a la institución en función de la gestión, administración, manejo, disposición, difusión, conservación-disposición y reporte de datos e información. Ej. Normas del SOGCS (Sistema único de habilitación, Sistema único de acreditación y Sistema de Información para la calidad); las atinentes con Historia Clínica, el archivo y la administración documental en medio electrónico y en papel; derechos de autor; confidencialidad y medios para trasmitir la información y las comunicaciones en general, entre otras.
II-B. APOYO LOGÍSTICO
Sugerencia: Describa el perfil, alcance y composición del grupo interdisciplinario, staff o comité de gestión o gerencia de la información (el grupo debe tener representatividad en disciplinas o áreas tales como: Depto. de Sistemas, Oficina de Calidad, Ofic., de Registros Médicos y Hospitalarios, Servicio de Comunicación Social y Diseño Gráfico, Ofic. de Administración Documental, Área Médico Científica, etc.)
II-C. ENFOQUE DESDE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Sugerencia: liste, describa o vincule los contenidos de los estándares o procesos que conforman la gestión o gerencia de la información en la institución, donde se exprese para cada uno de ellos los siguientes componentes que los caracteriza:
1) La definición del proceso y su dependencia directa (con otro procesos, niveles, estándares o macroprocesos)
2) Objetivo(s)
3) Las Unidades Funcionales que lo conforman
4) Las Interrelaciones con otros procesos o macroprocesos
5) Los clientes (internos y externos) del proceso
6) Los proveedores del proceso
7) Las necesidades de los clientes y proveedores (expresadas en términos de la calidad esperada y del cumplimiento de las características del SOGCS)
8) Las Entradas del proceso (que incluya: normatividad que le aplica, documentos, registros, datos o información producto de las interrelaciones, etc.)
9) Las Salidas del proceso (que incluya: datos para la consolidación o análisis de indicadores en otros procesos, información representada en reportes, informes, auto evaluaciones, planes, registros, etc.)
10) El mapa conceptual operativo del proceso (red del proceso) que visualice el flujo de la información a través de las respectivas macro actividades, niveles de gestión o toma de decisiones y sus responsables directos.
11) Los recursos asignados al proceso (Humanos, Tecnológicos, Físicos e Infraestructura y Otros)
12) Los indicadores del proceso
13) Los referentes documentales internos y externos debidamente registrados en el SGC para el control de documentos.
III. COMPONENTES DE LA PLANEACIÓN, LA GESTIÓN Y LA MEJORA CONTINUA DE LA INFORMACIÓN
III-A. INSUMOS ESTRATEGICOS DEL PLAN
Sugerencia: apóyese en los siguientes ítems y exprese para cada uno la manera como se han aplicado, haciendo una breve descripción de los hallazgos, resultados u oportunidades de mejora identificadas que conduzcan a implementar estrategias para el manejo y administración eficaz de la calidad de la información en la entidad:
1) Resultados de las auditoría internas, externas y del nivel del autocontrol.
2) Auto Evaluaciones de los cumplimientos a planes o requerimientos normativos
3) Interventorías, estudios e investigaciones de casos o paradigmas operantes en la institución
4) Diagnósticos realizados por terceros, estudiantes en práctica o grupos de apoyo a la gestión
5) Recolección y categorización de oportunidades de mejora, necesidades y expectativas identificadas a través de los clientes, mediante registros, instrumentos de evaluación de adherencias, reporte de productos - servicios NO conformes, encuestas y / o entrevistas, etc..
6) Resultados obtenidos con a utilización de herramientas y técnicas para priorizar oportunidades de mejora y análisis causa efecto.
7) Resultados obtenidos con la utilización de métodos, técnicas y herramientas para el análisis de datos e indicadores.
8) Comparativos resultantes de la Referenciación Competitiva
Nota: Los resultados de los anteriores ítems deben consignarse en cuadros resumen referenciados. Los hallazgos y oportunidades de mejora se trasladan al cuadro N° 1
III-B. LINEAMIENTOS ESTRATÉGICOS RELEVANTES
Sugerencia: Para cada uno de los siguientes lineamientos globales propuestos, describa las políticas, pautas o directrices a operativizar para la gerencia de la Información, expresándolas a manera de estrategias desde su enfoque y definición estructural (hacer alusión a la existencia, adopción, uso o posible creación de documentos, procedimientos, manuales, instructivos, métodos, herramientas, instrumentos, aplicativos, etc.).
1) Documentación y estandarización de datos e información.
2) Necesidades, requerimientos y expectativas de datos e información.
3) Integración de datos e información técnico asistencial y administrativa.
4) Consolidación de datos e información técnico asistencial y administrativa.
5) Análisis y retroalimentación de la información.
III-C. ESTRATEGIAS PROPUESTAS
Sugerencia: Traslade y categorice dentro de cada una de las variables que componen los estándares de la gerencia de la información los diferentes hallazgos, resultados u oportunidades de mejora identificadas en el numeral III-A y describa las acciones propuestas a manera de estrategias.
IV. PLANTEAMIENTO OPERATIVO DE LA GESTIÓN (GERENCIA) DE LA INFORMACIÓN:
Sugerencia: dentro del siguiente esquema (5W1H), vierta y contextualice cada uno de los lineamientos u objetivos estratégicos institucionales dentro de la columna de los QUE, de tal manera que pueda luego en la columna de los COMO, insertar las diferentes estrategias planteadas a manera de acciones que conduzcan cerrar ciclos PHVA, es decir, exprese la estrategia en términos de acciones para cada una de las etapas del ciclo PHVA. De esta manera articulamos las estrategias operativas de la gerencia de la información con el plan estratégico institucional y posteriormente con el PAMEC (Decreto 1011 de 2006).
V. PLAN DE ACCIÓN DE LA GESTIÓN O GERENCIA DE LA INFORMACIÓN
Sugerencia: vincule en este numeral el plan de acción a seguir para la gestión de la información institucional, teniendo presente utilizar el esquema (5W1H) en función de darle cumplimiento a cada uno de los estándares de la gerencia de la información (Resolución 1446 de 2006) y proponga las acciones producto de haber autoevaluado e identificado oportunidades de mejora. Recuerde que las acciones se deben definir en conexidad a las políticas, pautas y directrices mencionadas y empleando las estrategias propuestas para cada lineamiento estratégico.
Finalmente, vuelva a autoevaluarse teniendo presente el cumplimiento de la resolución 1446 de 2006, y califique el nivel de cumplimiento de las acciones propuestas para cada estándar acorde con el enfoque, el despliegue e implementación en virtud de los lineamientos estratégicos de la empresa y los factores de riesgo (frecuencia, alcance volumen y costo).
VI. MEJORAMIENTO CONTINUO Y ARTICULACIÓN CON EL PAMEC:
Por definir para cada nivel de:
Auditoría del autocontrol
Auditorias internas
Auditorias externas
NOTA: tenga bien presente que el plan de la Gerencia de la Información debe estar en sintonía con el PAMEC institucional; con los diferentes planes, programas y proyectos articulados dentro de un solo programa para de mejoramiento de la calidad. De igual manera el Plan de la Gerencia de la Información apoya de manera estratégica y sobre todo transversal a los diferentes niveles de gestión y toma de dediciones de la institución.
Ver: presentación inherente con el PAMEC en la página WEB del Minprotección Social
Ver Términos de uso común en los Sistemas de Información:
No olvide que a partir de las auto evaluaciones y demás insumos contemplados en el numeral III-A, se debe:
1) Priorizar hallazgos u oportunidades de mejora mediante técnicas como la del "pareto"
2) Priorizar las múltiples causas que originan la oportunidad de mejora mediante técnicas o metodologías como: el diagrama de "ISHIKAWA", El "AMEF", El porque – Porque, técnica del "Diagrama Estructural", técnica del "Marco Lógico" etc. (esto hará parte de los insumos para la estructuración del PAMEC institucional).
3) No se deben confundir las oportunidades de mejora con las causas o con los efectos al momento de definir o proponer acciones para el tratamiento o solución de las mismas dentro del plan o proyecto.
4) Evite confusiones a la hora de formular proyectos a partir de auto evaluaciones o diagnósticos; adopte la técnica del "Marco Lógico" para que a partir del problema u oportunidades de mejora se desplieguen los objetivos generales; luego, a partir de los efectos se generen las metas y partir de las causas se propongan los objetivos específicos.
5) Recuerde que las oportunidades de mejora emergen de la detección de los problemas y se redactan en forma positiva para poderlas denominar asi; de estas se extraen las causas (las cuales tienen connotación negativa), las cuales al pasar a formar parte de las acciones de la columna de los "QUE" en el esquema 5W1H adquieren un contexto de caracter positivo.
6) Tenga claro el uso y alcance del término "plan" ya que acorde con el nivel de gestión y toma de decisiones de la entidad donde se formule y ejecute, suele tomar diversos alias (plan de desarrollo, plan estratégico, plan operativo de unidad funcional, plan de acción preventivo; correctivo o de mejora; etc.); estos a su vez pueden formar parte de proyectos y programas o viceversa.
7) Acompáñese de herramientas prácticas para la captura y tabulación de datos, y en especial para el control y seguimiento de actividades en planes y proyectos.
Les sugiero y aporto plantilla para tal efecto que puedes descargar AQUI !!!
